La Digital Mailroom (DMR) consente un’efficace e automatizzata gestione dei documenti cartacei e digitali, abbracciando una serie di attività cruciali, tra le quali:

• Ricezione: Tutta la corrispondenza, sia cartacea che digitale, viene centralizzata in una piattaforma unificata.
• Digitalizzazione: I documenti cartacei sono digitalizzati tramite scanner o multifunzione.
• Estrazione delle informazioni: Le informazioni rilevanti (come mittente, data, oggetto, destinatario, ecc.) sono estratte automaticamente dalle corrispondenze.
• Elaborazione: I documenti sono sottoposti a elaborazione secondo regole e flussi di lavoro predefiniti.
• Distribuzione: I documenti vengono assegnati ai destinatari appropriati, come uffici specifici o utenti designati.
• Archiviazione: I documenti vengono archiviati in modo sicuro e accessibile.

La DMR offre quindi notevoli vantaggi sia per i clienti che per i rivenditori:

• Maggiore velocità di elaborazione delle richieste: La digitalizzazione e classificazione della posta in entrata consentono una rapida elaborazione delle richieste dei clienti, riducendo i tempi di attesa per risposte e soluzioni.
• Migliore esperienza: Un’elaborazione più rapida delle richieste migliora l’esperienza complessiva, riducendo i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione.
• Maggiore sicurezza dei dati: La digitalizzazione e la gestione centralizzata contribuiscono a rafforzare la sicurezza dei dati, proteggendo le informazioni sensibili da perdite e violazioni.
• Maggiore efficienza operativa: L’automatizzazione dei processi riduce la dipendenza dalle risorse umane, migliorando l’efficienza e riducendo i costi di gestione documentale.
• Maggiore conformità normativa: La DMR contribuisce a garantire la conformità alle politiche interne aziendali, riducendo il rischio di violazioni normative.
• Migliore gestione dei flussi di lavoro: Grazie alla digitalizzazione e alla gestione centralizzata dei flussi di lavoro, i rivenditori possono gestire in modo più efficiente i processi di elaborazione delle richieste, riducendo i tempi di attesa, migliorando la produttività e minimizzando la perdita di opportunità commerciali.

Contattaci per avere maggiori informazioni, demo e quotazioni.