La soluzione Digital Mailroom di Glocal Value, offre un approccio automatizzato alla gestione completa della corrispondenza in arrivo di un’organizzazione, sia essa di natura elettronica che cartacea.
Questa soluzione mira a minimizzare gli errori e a massimizzare l’efficienza operativa.
La Digital Mailroom (DMR) consente un’efficace e automatizzata gestione dei documenti cartacei e digitali, abbracciando una serie di attività cruciali, tra le quali:
- Ricezione: Tutta la corrispondenza, sia cartacea che digitale, viene centralizzata in una piattaforma unificata.
- Digitalizzazione: I documenti cartacei sono digitalizzati tramite scanner o multifunzione.
- Estrazione delle informazioni: Le informazioni rilevanti (come mittente, data, oggetto, destinatario, ecc.) sono estratte automaticamente dalle corrispondenze.
- Elaborazione: I documenti sono sottoposti a elaborazione secondo regole e flussi di lavoro predefiniti.
- Distribuzione: I documenti vengono assegnati ai destinatari appropriati, come uffici specifici o utenti designati.
- Archiviazione: I documenti vengono archiviati in modo sicuro e accessibile.
La DMR offre quindi notevoli vantaggi sia per i clienti che per i rivenditori:
- Maggiore velocità di elaborazione delle richieste: La digitalizzazione e classificazione della posta in entrata consentono una rapida elaborazione delle richieste dei clienti, riducendo i tempi di attesa per risposte e soluzioni.
- Migliore esperienza: Un’elaborazione più rapida delle richieste migliora l’esperienza complessiva, riducendo i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione.
- Maggiore sicurezza dei dati: La digitalizzazione e la gestione centralizzata contribuiscono a rafforzare la sicurezza dei dati, proteggendo le informazioni sensibili da perdite e violazioni.
- Maggiore efficienza operativa: L’automatizzazione dei processi riduce la dipendenza dalle risorse umane, migliorando l’efficienza e riducendo i costi di gestione documentale.
- Maggiore conformità normativa: La DMR contribuisce a garantire la conformità alle politiche interne aziendali, riducendo il rischio di violazioni normative.
- Migliore gestione dei flussi di lavoro: Grazie alla digitalizzazione e alla gestione centralizzata dei flussi di lavoro, i rivenditori possono gestire in modo più efficiente i processi di elaborazione delle richieste, riducendo i tempi di attesa, migliorando la produttività e minimizzando la perdita di opportunità commerciali.
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