Gest-Guest

Gestione e monitoraggio dei movimenti di ingresso ed uscita da strutture aziendali per visitatori e dipendenti

E' una soluzione proprietaria di Glocal Value.

PROBLEMA

Rendere autonomi gli ospiti ed i dipendenti nelle operazioni di registrazione ed accesso alle strutture aziendali
Monitorare gli accessi degli utenti all'interno delle strutture aziendali al fine di rendere questo tipo di informazioni consultabili puntualmente ed in tempi brevi
Fornire le normative di privacy e sicurezza

SOLUZIONE
In quest'ottica Glocal Value ha realizzato Gest-Guest, un nuovo applicativo che permette di:

Automatizzare la registrazione dei visitatori per meeting, conferenze, corsi di formazione
Autorizzare gli accessi alla strutture da parte di visitatori e dipendenti
Controllare gli accessi alle strutture in modo da mantenerne la tracciabilità
Fornire agli utenti le funzionalità di stampa sicura messe a disposizione da PaperCut
Verificare e validare il Green Pass solo se richiesto dalle vigenti normative di legge

Gest-Guest è composto da quattro macrofunzionalità interconnesse:

"Self Registration"
"Reception"
"Smart Working"
"Pre Registration"

La Release 1.5 offre il nuovo modulo per l'interfacciamento di Gest-Guest con l'hotspot Wireless Fortigate.

1) Macrofunzionalità "Self Registration"
Con la macrofunzionalità di "Self Registration" sarà come avere una risorsa in più che si occupa della gestione degli ingressi/uscite degli ospiti e dei dipendenti. Per poter utilizzare questo applicativo in modalità "Self Registration" sarà sufficiente mettere a disposizione degli utenti uno o più dispositivi touch-screen collocandoli su totem posizionati all'ingresso della struttura aziendale.

Il sistema mette a disposizione tre funzionalità:

Registration and Access: per gli ospiti che non hanno mai fatto accesso all'interno della struttura aziendale
Access: per ospiti e dipendenti che devono entrare in struttura ma hanno già effettuato altri ingressi ed uscite in passato
Exit: per ospiti e dipendenti che devono uscire dalla struttura

- Funzionalità "Registration and Access"
In fase di primo accesso l'ospite, tramite un'interfaccia semplice ed intuitiva, dovrà inserire le proprie generalità, alcune informazioni relative alla motivazione del suo ingresso, la propria foto e le foto del documento di identità, foto che si potranno scattare utilizzando le funzionalità messe a disposizione da Gest-Guest

Se previsto dalle normative di legge dovrà far verificare il Green Pass, le informazioni recepite in fase di tale verifica non verranno salvate, garantendo la privacy dell'ospite.

Gest-Guest:

Registra l'ingresso dell'ospite in struttura
Invia all'ospite una mail contenente:
- Le credenziali di accesso e QR Code da utilizzare per i successivi ingressi/uscite. Le credenziali di accesso possono essere utilizzate anche per stampare con le stampanti aziendali se l'applicativo viene interfacciato con PaperCut
- I documenti di Sicurezza e Privacy accettati durante la fase di "Registration and Access". Il numero di documenti allegati ed accettati ed il loro contenuto può variare a seconda delle esigenze
- I manuali per utilizzo delle stampanti aziendali, sempre se l'applicativo si interfaccia con PaperCut

- Funzionalità "Access"
Gli ospiti che tornano in struttura, anche a distanza di un periodo più o meno lungo, ed i dipendenti stessi possono registrare i loro ingressi in struttura in modo rapido e dinamico.

Sarà sufficiente che l'utente, utilizzando i dispositivi touch-screen posizionati ai totem di ingresso, selezioni la funzionalità "Access", utilizzi le credenziali di accesso oppure il QRCode forniti via mail in fase di primo accesso.

- Funzionalità "Exit"
In modo analogo a quanto fatto durante l'ingresso in struttura, al momento dell'uscita l'ospite o il dipendente utilizzando dispositivi touch-screen, dovrà utilizzare la funzione "Exit" ed inserire le credenziali di accesso oppure il QRCode fornito via mail in fase di primo accesso. Gest-Guest registrerà la nuova uscita.

2) Macrofunzionalità "Reception"
Gest-Guest in modalità "Reception" offre al personale autorizzato una serie di funzionalità gestionali e di consultazione utili per:

avere un monitoraggio immediato dei movimenti di ingresso/uscita di ospiti e dipendenti all'interno della struttura aziendale sia per la giornata in corso che per un più ampio lasso temporale
Registrare i nuovi ospiti e contestualmente registrarne il primo ingresso, analogamente a quanto messo a disposizione di Gest-Guest in modalità "Self Registration"
Aggiornare l'anagrafica degli ospiti registrati a sistema
Assistere gli ospiti o i dipendenti, non in possesso di Green Pass, ad accedere in modo autonomo
Consultare le foto dei documenti di identità per gli ospiti che hanno effettuato il primo accesso tramite i dispositivi touch-screen
Registrare l'accesso e l'uscita degli ospiti in modo analogo a quanto potrebbe effettuare in autonomia l'ospite se utilizzasse l'applicativo in modalità "Self Registration"
Registrare l'accesso e l'uscita dei dipendenti in modo analogo a quanto potrebbe effettuare in autonomia il dipendente se utilizzasse l'applicativo in modalità "Self Registration"
Analizzare e monitorare in modo grafico il trend degli ingressi/uscite per ogni mese dell'anno ed, eventulamente, per ogni sede della struttura

La macrofunzionalità di "Reception" prevede la presenza dei seguenti profili applicativi:

Segreteria
Amministratore
Risorse umane

Ognuno di questi profili possiede gradi di visibilità differenti all’interno della macrofunzionalità di Reception.
In particolare il profilo "Amministratore" è autorizzato alla gestione delle anagrafiche di sistema, ad esempio le eventuali sedi della struttura oppure le anagrafiche dei referenti interni

mentre invece il profilo "Risorse Umane" è autorizzato alla gestione degli ingressi/uscite dei dipendenti.

3) Macrofunzionalità "Smart Working"
Questa macrofunzionalità, che utilizza anche il concetto della geolocalizzazione, mette a disposizione dei dipendenti che lavorano in smart working le funzionalità:

Access: per registrare il loro "ingresso virtuale" in struttura
Exit: per registrare la loro "uscita virtuale" dalla struttura

4) Macrofunzionalità "Pre Registration"
Gest-Guest con la macrofunzionalità "Pre Registration" mette a disposizione la funzionalità di:

Registration: dedicata agli ospiti mai registrati a sistema. Permette di effettuare la registrazione da remoto della propria anagrafica a sistema demandando la registrazione del proprio accesso solo quando effettivamente l'ospite si troverà ai totem di ingresso in struttura

PECULIARITA'

Monitoraggio costante delle presenze in struttura in tempo reale
Possibilità di consultazione degli ingressi/uscite di ospiti e dipendenti in un determinato momento oppure in un lasso temporale indicato
Gli ingressi e le uscite non sono soggette a code di attesa perchè si possono effettuare in modo agile, dinamico e rapido grazie all'utilizzo di dispositivi touch-screen e soprattutto in modo autonomo riducendo al minimo i contatti non essenziali
Interfacce semplici ed intuitive

In Road Map
Utilizzo di badge di prossimità per:

registrare ingressi e uscite con Gest-Guest

Utilizzo delle stampanti aziendali, se Gest-Guest si interfaccia con PaperCut

Descrizione Funzionalità

Presentazione

EULA

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