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Gest-Guest

Gestione e monitoraggio dei movimenti di ingresso ed uscita da strutture aziendali per visitatori e dipendenti

 E' una soluzione proprietaria di Glocal Value.


PROBLEMA:
Mai come in questo periodo è importante e fondamentale:
  • Rendere autonomi gli ospiti ed i dipendenti nelle operazioni di registrazione ed accesso alle strutture aziendali riducendo al minimo i contatti non essenziali
  • Monitorare gli accessi degli utenti all'interno delle strutture aziendali al fine di rendere questo tipo di informazioni consultabili puntualmente ed in tempi brevi
  • Fornire le sempre più stringenti normative di privacy e sicurezza.


SOLUZIONE:
In quest'ottica Glocal Value ha realizzato Gest-Guest, un nuovo applicativo che si occupa di:
  • Automatizzare la registrazione dei visitatori per meeting, conferenze, corsi di formazione
  • Controllare gli accessi alle strutture da parte di visitatori o dipendenti in modo da mantenerne la tracciabilità

Inoltre mette a disposizione degli utenti le funzionalità di stampa sicura fornite da PaperCut.

Gest-Guest è composto da quattro macrofunzionalità interconnesse:
  • "Self Registration"
  • "Reception"
  • "Smart Working"
  • "Pre Registration"

1) Macrofunzionalità "Self Registration"
Con la macrofunzionalità di "Self Registration" sarà come avere una risorsa in più che si occupa della gestione degli ingressi/uscite degli ospiti e dei dipendenti. Per poter utilizzare questo applicativo in modalità "Self Registration" sarà sufficiente mettere a disposizione degli utenti uno o più dispositivi touch-screen collocandoli su totem posizionati all'ingresso della struttura aziendale.

Il sistema mette a disposizione tre funzionalità:
  • Registration and Access: per gli ospiti che non hanno mai fatto accesso all'interno della struttura aziendale
  • Access: per ospiti e dipendenti che devono entrare in struttura ma hanno già effettuato altri ingressi ed uscite in passato
  • Exit: per ospiti e dipendenti che devono uscire dalla struttura



- Funzionalità "Registration and Access"
In fase di primo accesso l'ospite, tramite un'interfaccia semplice ed intuitiva, dovrà inserire le proprie generalità, alcune informazioni relative alla motivazione del suo ingresso, la propria foto e le foto del documento di identità, foto che si potranno scattare utilizzando le funzionalità messe a disposizione da Gest-Guest



Gest-Guest:
  • Registra l'ingresso dell'ospite in struttura
  • Invia all'ospite una mail contenente:
    • Le credenziali di accesso e QR Code da utilizzare per i successivi ingressi/uscite. Le credenziali di accesso possono essere utilizzate anche per stampare con le stampanti aziendali se l'applicativo viene interfacciato con PaperCut
    • I documenti di Sicurezza e Privacy accettati durante la fase di "Registration and Access". Il numero di documenti allegati ed accettati ed il loro contenuto può variare a seconda delle esigenze
    • I manuali per utilizzo delle stampanti aziendali, sempre se l'applicativo si interfaccia con PaperCut

- Funzionalità "Access"
Gli ospiti che tornano in struttura, anche a distanza di un periodo più o meno lungo, ed i dipendenti stessi possono registrare i loro ingressi in struttura in modo rapido e dinamico.

Sarà sufficiente che l'utente, utilizzando i dispositivi touch-screen posizionati ai totem di ingresso, selezioni la funzionalità "Access", inserisca le credenziali di accesso oppure il QRCode forniti via mail in fase di primo accesso e Gest-Guest registrerà il nuovo ingresso.




- Funzionalità "Exit"
In modo analogo a quanto fatto durante l'ingresso in struttura, al momento dell'uscita l'ospite o il dipendente utilizzando dispositivi touch-screen, dovrà utilizzare la funzione "Exit" ed inserire le credenziali di accesso oppure il QRCode forniti via mail in fase di primo accesso. Gest-Guest registrerà la nuova uscita.





2) Macrofunzionalità "Reception"
Gest-Guest in modalità "Reception" offre al personale di Reception una serie di funzionalità gestionali e di consultazione utili per:
  • avere un monitoraggio immediato dei movimenti di ingresso/uscita di ospiti e dipendenti all'interno della struttura aziendale sia per la giornata in corso che per un più ampio lasso temporale
  • Registrare i nuovi ospiti e contestualmente registrarne il primo ingresso, analogamente a quanto messo a disposizione di Gest-Guest in modalità "Self Registration"
  • Aggiornare l'anagrafica degli ospiti registrati a sistema
  • Consultare le foto dei documenti di identità per gli ospiti che hanno effettuato il primo accesso tramite I dispositivi touch-screen
  • Registrare l'accesso e l'uscita degli ospiti in modo analogo a quanto potrebbe effettuare in autonomia l'ospite se utilizzasse l'applicativo in modalità "Self Registration"
  • Registrare l'accesso e l'uscita dei dipendenti in modo analogo a quanto potrebbe effettuare in autonomia il dipendente se utilizzasse l'applicativo in modalità "Self Registration"
  • Analizzare e monitorare in modo grafico il trend degli ingressi/uscite per ogni mese dell'anno ed, eventulamente, per ogni sede della struttura





La macrofunzionalità di "Reception" prevede la presenza dei seguenti profili applicativi:
  • Segreteria
  • Amministratore
  • Risorse umane

Ognuno di questi profili possiede gradi di visibilità differenti all’interno della macrofunzionalità di Reception.
In particolare il profilo "Amministratore" è autorizzato alla gestione delle anagrafiche di sistema, ad esempio le eventuali sedi della struttura oppure le anagrafiche dei referenti interni,



mentre invece il profilo "Risorse Umane" è autorizzato alla gestione degli ingressi/uscite dei dipendenti.





3) Macrofunzionalità "Smart Working"
Questa macrofunzionalità, che utilizza anche il concetto della geolocalizzazione, mette a disposizione dei dipendenti che lavorano in smart working le funzionalità:
  • Access: per registrare il loro "ingresso virtuale" in struttura
  • Exit: per registrare il loro "ingresso virtuale" in struttura






4) Macrofunzionalità "Pre Registration"
Gli ospiti mai registrati a sistema, tramite questa macrofunzionalità possono registrare da remoto la propria anagrafica, prima di recarsi effettivamente agli ingressi della struttura. In questo modo, quando arriveranno effettivamente ai totem di ingresso, dovranno solo registrare il loro ingresso tramite la funzionalità "Access" messa a disposizione dalla macrofunzionalità "Self Registration" senza dover invece utilizzare la funzionalita "Registration and Access".





PECULIARITA':
  • Monitoraggio costante delle presenze in struttura in tempo reale
  • Possibilità di consultazione degli ingressi/uscite di ospiti e dipendenti in un determinato momento oppure in un lasso temporale indicato
  • Gli ingressi e le uscite non sono soggette a code di attesa perchè si possono effettuare in modo agile, dinamico e rapido grazie all'utilizzo di dispositivi touch-screen e soprattutto in modo autonomo riducendo al minimo i contatti non essenziali
  • Interfacce semplici ed intuitive



Next Step:
Sviluppo nel breve termine di nuova funzionalità che permetterà l'accesso in struttura ad ospiti e dipendenti solo previa convalida giornaliera di un modulo informativo attestante le proprie condizioni di salute rispetto alla vigente regolamentazione Covid-19.





Descrizione Funzionalità

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