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Gest-Guest

Gestione e monitoraggio dei movimenti di ingresso ed uscita da strutture aziendali per visitatori e dipendenti

 E' una soluzione proprietaria di Glocal Value.


PROBLEMA:
Mai come in questo periodo è importante e fondamentale:
  • Monitorare gli accessi degli utenti all'interno delle strutture aziendali al fine di rendere questo tipo di informazioni consultabili puntualmente ed in tempi brevi
  • fornire le sempre più stringenti normative di privacy e sicurezza.


SOLUZIONE:
In quest'ottica Glocal Value ha realizzato Gest-Guest, un nuovo applicativo che si occupa di:
  • Automatizzare la registrazione dei visitatori per meeting, conferenze, corsi di formazione
  • Controllare gli accessi alle strutture da parte di visitatori o dipendenti in modo da mantenerne la tracciabilità

Inoltre mette a disposizione degli utenti le funzionalità di stampa sicura fornite da PaperCut.

Gest-Guest offre tre modalità interconnesse:
  • Modalità Self Registration
  • Modalità "Reception"
  • Modalità "Amministratore"

1) Modalità "Self Registration"
Con Gest-Guest in modalità "Self Registration" sarà come avere una risorsa in più che si occupa della gestione degli ingressi/uscite degli ospiti e dei dipendenti. Per poter utilizzare questo applicativo in modalità "Self Registration" sarà sufficiente mettere a disposizione degli utenti uno o più dispositivi touch-screen collocandoli all'ingresso della struttura aziendale.

Il sistema mette a disposizione tre funzionalità:
  • First Access: per visitatori che non hanno mai fatto accesso all'interno della struttura aziendale
  • Access: per visitatori e dipendenti che devono entrare in struttura ma hanno già effettuato altri ingressi ed uscite in passato
  • Exit: per visitatori e dipendenti che devono uscire dalla struttura



- Funzionalità "First Access"
In fase di primo accesso l'utente, tramite un'interfaccia semplice ed intuitiva, dovrà inserire le proprie generalità, alcune informazioni relative alla motivazione del suo ingresso, la propria foto e le foto del documento di identità, foto che si potranno scattare utilizzando le funzionalità messe a disposizione da Gest-Guest



Gest-Guest:
  • Registra l'ingresso dell'utente in struttura
  • Invia all'utente una mail contenente:
    • Le credenziali di accesso e QR Code da utilizzare per i successivi ingressi/uscite. Le credenziali di accesso possono essere utilizzate anche per stampare con le stampanti aziendali se l'applicativo viene interfacciato con PaperCut
    • I documenti di Sicurezza e Privacy accettati durante la fase di First Access. Il numero di documenti allegati ed accettati in fase di First Access ed il loro contenuto può variare a seconda delle esigenze
    • I manuali per utilizzo delle stampanti aziendali, sempre se l'applicativo viene interfacciato con PaperCut

- Funzionalità "Access"
Gli ospiti che tornano in struttura, anche a distanza di un periodo più o meno lungo, ed i dipendenti stessi possono registrare i loro ingressi in struttura in modo rapido e dinamico.

Sarà sufficiente che l'utente, utilizzando i dispositivi touch-screen installati agli ingressi, selezioni la funzionalità "Access", inserisca le credenziali di accesso oppure il QRCode forniti via mail in fase di primo accesso e Gest-Guest registrerà il nuovo ingresso.




- Funzionalità "Exit"
In modo analogo a quanto fatto durante l'ingresso in struttura, al momento dell'uscita l'ospite o il dipendente utilizzando dispositivi touch-screen, dovrà utilizzare la funzione "Exit" ed inserire le credenziali di accesso oppure il QRCode forniti via mail in fase di primo accesso. Gest-Guest registrerà la nuova uscita.




2) Modalità "Reception"
Gest-Guest in modalità "Reception" offre al personale di Reception una serie di funzionalità utili per:
  • avere un monitoraggio immediato dei movimenti di ingresso/uscita di visitatori e dipendenti all'interno della struttura aziendale sia per la giornata in corso che per un più ampio lasso temporale
  • Registrare i nuovi ospiti e contestualmente registrarne il primo ingresso, analogamente a quanto messo a disposizione di Gest-Guest in modalità "Self Registration"
  • Aggiornare l'anagrafica degli utenti registrati a sistema
  • Consultare le foto dei documenti di identità per gli utenti che hanno effettuato il primo accesso tramite I dispositivi touch-screen
  • Registrare l'accesso e l'uscita degli ospiti in modo analogo a quanto potrebbe effettuare in autonomia l'utente se utilizzasse l'applicativo in modalità "Self Registration"
  • analizzare e monitorare in modo grafico il trend degli ingressi/uscite per ogni mese dell'anno ed, eventulamente, per ogni sede della struttura







3) Modalità "Amministratore"
Gest-Guest in modalità "Amministratore" rende disponibili agli amministratori dell'applicativo le funzionalità di gestione delle anagrafiche di sistema, ad esempio le eventuali sedi della struttura oppure le anagrafiche dei referenti interni.





PECULIARITA':
  • Monitoraggio costante delle presenze in struttura in tempo reale
  • Possibilità di consultazione degli ingressi/uscite di visitatori e dipendenti in un determinato momento oppure in un lasso temporale indicato
  • Gli ingressi e le uscite non sono soggette a code di attesa perchè si possono effettuare in modo agile, dinamico e rapido grazie all'utilizzo di dispositivi touch-screen
  • Interfacce semplici ed intuitive



NEXT STEP:
  • Sviluppo nel breve termine di nuova funzionalità che permetterà di avere un'evidenza più completa sui dipendenti che lavorano in sede oppure in smart working.




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